隨著信息化進程，公司內部文件資料[內部文件、項目文案資料、項目設計資料、營銷培訓資料等]管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文件資料管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文件存儲，管理困難;查找緩慢，效率低下;文件資料版本管理混亂;資料安全缺乏保障;資料無法有效協作共享;知識管理舉步維艱等。所以文件資料管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。

一、功能介紹:

內部文件資料管理系統作為一個統一的信息管理機制，應具有下述功能：

① 集中存儲，統一的文檔共享

② 權限管理，可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的權限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印等操作

③ 全文索引，可以索引文件內容，快速從海量資料中精準查找所需文件

④ 文檔審計，描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統內部所有文件的操作情況。

⑤ 版本管理，文檔關聯多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。

⑥ 自動編號，可自由組合設計編號規則。

⑦ 鎖定保護，文檔作者和管理權用戶可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當文檔需要修改或刪除時，可以解鎖，保證文檔的正常操作。

⑧ 規則應用，系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作。

⑨ 數據備份，支持數據庫備份和完整數據備份雙重保護，全面保障系統內部數據安全性。用戶可自行設定備份時間及位置，到達指定時刻，系統自動執行備份操作。

⑩ 統計報表，自動統計人員、部門文檔使用情況和文檔的存儲情況.

二、技術架構圖: